I. はじめに
ご契約中の「SmartHR」に登録済みの従業員情報を、Refcomeの社員情報として取り込むことができます。
II. RefcomeとSmartHRを連携する方法
Step 1: SmartHRからテナントIDとアクセストークンを取得する
連携には、SmartHRのテナントIDとSmartHRで発行したアクセストークンが必要となります。
SmartHRの操作手順については、SmartHRヘルプセンターをご覧ください。
⚠️ ご注意点
アクセストークンの機能の制限は、従業員と部署が「参照可」以上となるように設定してください。
Step 2: Refcomeにて連携を設定する
画面右上の⚙️アイコンをクリックして、［アカウント設定］をクリックします。
［外部連携サービス］タブをクリックします。
SmartHRの項目から［連携する］ボタンをクリックします。
Step 1で取得したテナントIDとアクセストークンを入力し、登録します。
登録が完了すると、連携の設定者と設定日時が表示され、取り込みを開始できるようになります。
III. SmartHRからRefcomeに社員情報を取り込む方法
取り込みを実施する前に…
ℹ️ 社員登録について
Refcomeでは、社員番号・電話番号・メールアドレスのいずれかが重複する社員を登録できません。取り込みエラーを避けるため、あらかじめSmartHRにて社員番号を入力しておくことを推奨しております。
ℹ️ グループの作成について
社員情報の取り込みはSmartHRの部署単位で行います。
取り込み歴のない部署を選択した場合はSmartHRの部署名(SmartHRの部署コード)のグループ名でRefcomeに作成され、SmartHRの部署と紐付きます。
※ すでに同名のグループが存在している場合は、新たにグループの作成はせずにSmartHRの部署との紐付けだけを行います。
作成されたグループは、次回以降の取り込みで、再度同じグループが作成されることはありません。
ℹ️ 2回目以降の取り込みについて
すでに連携済みであっても、社員情報の取り込みは［取り込む］をクリックして開始します。SmartHRの社員情報を更新するだけでは、Refcomeの社員情報は更新されませんのでご注意ください。
1. 取り込みを開始
［取り込む］ボタンをクリックします。
2. 取り込みたい部署を選択
Refcomeへの社員取り込みは、SmartHRに登録済みの部署単位で行います。
取り込みたい部署のチェックボックスにチェックを入れて、［実行］ボタンをクリックします。
⚠️ ご注意点
取り込み歴のない部署を選択した場合は、
SmartHRの部署名(SmartHRの部署コード)のグループ名でRefcomeに作成されます。Refcomeへのグループ作成にあたり、SmartHRの階層構造は反映せず、全体グループの1階層下に作成されます。
作成されたグループの名前や階層をRefcome上で変更しても、次回以降の社員取り込みは反映されます。
グループの階層変更についてはこちらをご覧ください。
3. 取り込みを実行
Refcomeの社員情報として以下を取り込みます。
社員番号
姓
名
電話番号
メールアドレス
役職
⚠️ 実行前にご確認ください
次に該当する社員を取り込むことはできません。
SmartHRの在籍状況が退職済・休職中の社員（在職中の社員のみ取り込み可）
社員番号・電話番号・メールアドレスが全て未入力の社員
社員番号・電話番号・メールアドレスが重複している社員
部署が未登録の社員
4. 取り込み結果を確認
取り込み完了を設定者宛にメールでお知らせします。
また、最新の取り込み結果は設定画面から確認できます。
取り込みエラーが発生した場合
取り込みに失敗した社員の社員番号、氏名、部署を表示します。
取り込みに失敗した社員の社員番号、メールアドレス、電話番号のいずれかが、他の社員と重複している場合があります。
エラー詳細を確認及び修正し、再度お試しください。
IV. 連携を解除する方法
［連携解除］ボタンをクリックするとRefcomeとSmartHRの連携が解除されます。
新たに社員情報を取り込みたい場合はII. RefcomeとSmartHRを連携する方法の手順から行ってください。
