I. はじめに

ご契約中の「SmartHR」に登録済みの従業員情報を、Refcomeの社員情報として取り込むことができます。

II. RefcomeとSmartHRを連携する方法

Step 1: SmartHRからテナントIDとアクセストークンを取得する

連携には、SmartHRのテナントIDとSmartHRで発行したアクセストークンが必要となります。

SmartHRの操作手順については、SmartHRヘルプセンターをご覧ください。

⚠️ ご注意点

アクセストークンの機能の制限は、従業員と部署が「参照可」以上となるように設定してください。

Step 2: Refcomeにて連携を設定する

  1. 画面右上の⚙️アイコンをクリックして、[アカウント設定]をクリックします。
  2. [外部連携サービス]タブをクリックします。
  3. SmartHRの項目から[連携する]ボタンをクリックします。
  4. Step 1で取得したテナントIDアクセストークンを入力し、登録します。

登録が完了すると、連携の設定者と設定日時が表示され、取り込みを開始できるようになります。

III. SmartHRからRefcomeに社員情報を取り込む方法

取り込みを実施する前に…

ℹ️ 社員登録について

Refcomeでは、社員番号・電話番号・メールアドレスのいずれかが重複する社員を登録できません。取り込みエラーを避けるため、あらかじめSmartHRにて社員番号を入力しておくことを推奨しております。

ℹ️ グループの作成について

社員情報の取り込みはSmartHRの部署単位で行います。

取り込み歴のない部署を選択した場合はSmartHRの部署名(SmartHRの部署コード)のグループ名でRefcomeに作成され、SmartHRの部署と紐付きます。

※ すでに同名のグループが存在している場合は、新たにグループの作成はせずにSmartHRの部署との紐付けだけを行います。

作成されたグループは、次回以降の取り込みで、再度同じグループが作成されることはありません。

ℹ️ 2回目以降の取り込みについて

すでに連携済みであっても、社員情報の取り込みは[取り込む]をクリックして開始します。SmartHRの社員情報を更新するだけでは、Refcomeの社員情報は更新されませんのでご注意ください。

1. 取り込みを開始

[取り込む]ボタンをクリックします。

2. 取り込みたい部署を選択

Refcomeへの社員取り込みは、SmartHRに登録済みの部署単位で行います。

取り込みたい部署のチェックボックスにチェックを入れて、[実行]ボタンをクリックします。

⚠️ ご注意点

  • 取り込み歴のない部署を選択した場合は、SmartHRの部署名(SmartHRの部署コード)のグループ名でRefcomeに作成されます。
  • Refcomeへのグループ作成にあたり、SmartHRの階層構造は反映せず、全体グループの1階層下に作成されます。
  • 作成されたグループの名前や階層をRefcome上で変更しても、次回以降の社員取り込みは反映されます。
  • グループの階層変更についてはこちらをご覧ください。

3. 取り込みを実行

Refcomeの社員情報として以下を取り込みます。

  • 社員番号
  • 電話番号
  • メールアドレス
  • 役職

⚠️ 実行前にご確認ください

次に該当する社員を取り込むことはできません。

  • SmartHRの在籍状況が退職済・休職中の社員(在職中の社員のみ取り込み可)
  • 社員番号・電話番号・メールアドレスが全て未入力の社員
  • 社員番号・電話番号・メールアドレスが重複している社員
  • 部署が未登録の社員

4. 取り込み結果を確認

取り込み完了を設定者宛にメールでお知らせします。

また、最新の取り込み結果は設定画面から確認できます。

取り込みエラーが発生した場合

取り込みに失敗した社員の社員番号、氏名、部署を表示します。

取り込みに失敗した社員の社員番号、メールアドレス、電話番号のいずれかが、他の社員と重複している場合があります。

エラー詳細を確認及び修正し、再度お試しください。

IV. 連携を解除する方法

[連携解除]ボタンをクリックするとRefcomeとSmartHRの連携が解除されます。

新たに社員情報を取り込みたい場合はII. RefcomeとSmartHRを連携する方法の手順から行ってください。

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